こんにちは、自己理解キャリアコンサルタントの井上です。
一生懸命働いているのに、中々仕事が終わらない・・・
いつも21時過ぎまで会社に残ってしまう・・・
などの悩みはございませんか。
僕もSE１年目～3年目は同じような悩みを抱えていました。
仕事を効率的に終わらせるためにいくつも対策を行いました。
今回は、その中でも効果的だったことを一つ紹介します。
それは
「その日絶対終わらせる仕事をたった一つ決める」
です。
その日終わらせる仕事をたった一つ決めることで、仕事のスピードが圧倒的に変化しますよ。
この記事の目次
その日締切りの仕事を一日の最後に取り組むSE
僕が、SEをしていた頃、朝8時に出社し、21時まで仕事するような生活をしていました。
仕事を早く終わらせるために朝8時に出社しているのですが、結局いつまで経っても仕事が終わらず、21時以降まで残業生活をしていました。
SEは常にマルチタスク。
一つのプロジェクトだけでなく、並行して様々なプロジェクトが動いています。
何か一つのことをしようとすると、別案件の話が急に飛び込んでくることが日常です。
別案件の対応をしているうちに今までやっていたことが、わからなくなり、結局その日締切りの仕事が一番最後になってしまうサイクルにハマっていました。
報告資料がきかっけで一つの仕事に集中することの重要さに気づく
当時、担当していたシステムのリリースが近くなり、部長に提出する報告資料を作る業務がありました。
そのシステムは、製造過程で多くのバグが見つかっていました。
報告資料には、バグが発生した原因分析と今後の対策を細かく報告する必要がありました。
バグの数も多く、原因分析が思うように進まず、僕はとても焦っていました。
これまで、様々な業務を並行して取り組んでいましたが、この時だけは、他の業務に脇目も振らず、報告資料作成だけを全力で取り組みました。
奮闘した結果、無事期限内に報告資料を作り終えることが出来ました。
この時「一つのことに集中するとこんなにスムーズに仕事が進むのか！」と気付きました。
仕事を絞ることで、その日締切の仕事はその日の最初に取り組むSEに
報告資料の一件以降、僕は一日にやる大きな仕事を一つに絞ることにしました。
僕の場合は、以下のような基準で一つの仕事を決めていました。
・２時間以上かかる作業
・集中力や理解力など頭を必要とする作業
・あまり気が進まないけど、放置すると後々困る作業
・その日が締切りで、成果物作成やレビューの必要がある作業
具体的には、以下のような作業です。
・2時間以上かかる設計書のレビュー
・報告書などの文章や資料作成
・プロジェクトの背景理解
上記のような仕事終わらせると決めて仕事に取り組むと、不思議なくらい仕事が順調に進むようになりました。
これまで8時出社、21時退社だったのが、
定時9時30分出社、19時退社でも十分仕事がまわるようになりました。
もちろん、その日締切りの仕事を一番最後に取り組むサイクルからも抜け出しました。
その日締切りの仕事はその日の最初に手を付けます。
仕事を絞ることで、早く帰れるようになっただけではなく、仕事を確実に進められている安心感があり、精神的にも疲れなくなりました。
上司からも、「井上仕事の仕方がわかってきたな」と言われるようになりました。
絞った仕事を確実に終わらせる３つのコツ
仕事を絞ったとして
「その仕事を終わらせられないよ・・・」
と心配に思う方もいうかもしれません。
絞った仕事を確実に終らせる３つのコツを紹介します。
１．朝一番にその仕事に全力取り組む
２．３時間以上かかる場合は、分割する
３．その仕事が終わるまで他の仕事は考えない
それぞれ紹介します。
１．朝一番にその仕事に全力取り組む
１つ目のコツは、朝一番にその仕事に全力で取り組むことです。
朝は脳のゴールデンタイムと言われ、脳が一番力を発揮出来る時間です。
朝の生産性と夜の生産性を比べると、夜より朝の方が４倍高いと言われています。
この時間帯にその日一番重要な仕事を終らせるのです。
なので、出社したら、メールなど見ずに、まず決めた仕事に取り組んでください。
生産性の高い時間をメールチェックで過ごすことは、もったいないです。
２．３時間以上かかる場合は、分割する
３時間以上かかるかかる仕事の場合は、数日に分割して取り組みましょう。
先述しましたが、朝の時間に集中して大事な仕事を終わらせるのが、ポイントです。
３時間以上かかると、午後に入ってしまう可能性があります。
午後に入ると生産性が下がるので、午前中に終らせられるレベルを設定してください。
午後の時間は、打ち合わせや問い合わせ対応など、小さいタスクをドンドン消化する時間にしましょう。
３．その仕事が終わるまで他の仕事は考えない
その仕事が終わるまで、他の仕事のことは忘れましょう。
他の仕事を意識するだけで、生産性が大幅に下がります。
その他の仕事は午後以降にやる・もしくは重い仕事が来たら、翌朝やると決めてしまうのが良いです。
とにかく目の前の決めた仕事を確実に終わらせましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、仕事を早く終わらせるためのコツとして、「その日やる仕事を一つに絞る」ということを紹介しました。
残業時間が多くて苦しんでいる方、ぜひ実践してみてください。
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